Sistema HOTEL

Las cerraduras electrónicas para hoteles de Smart Key & Lock, han sido diseñadas pensando en la conveniencia y la eficiencia. Estas cerraduras son autónomas, eliminando la necesidad de cables o conexiones complicadas. La instalación y el mantenimiento son sencillos, y su funcionamiento no requiere conocimientos informáticos.

Nuestro software de Control de Acceso HOTEL es altamente versátil, capaz de gestionar hoteles de diversas dimensiones y cadenas hoteleras. Los administradores del sistema HOTEL pueden manejar las credenciales de apertura de los huéspedes desde un PC, una tableta o incluso un teléfono móvil, incluso de manera remota. Estas credenciales están directamente vinculadas a las reservas, asegurando un acceso seguro y organizado.

Campo de aplicación

El sistema HOTEL es un  innovador sistema informático diseñado para revolucionar la gestión de los accesos.   Ha sido meticulosamente desarrollado para satisfacer las necesidades de diversos tipos de establecimientos turísticos. Esto incluye, pero no se limita a:

  • Cadenas de Hoteles: Con la capacidad de gestionar múltiples ubicaciones y centralizar la administración.
  • Hoteles con uno o Varios Edificios: Facilitando la coordinación eficiente de recursos en diferentes estructuras.
  • Hostales y Pensiones: Optimizando la gestión de habitaciones y servicios personalizados.
  • Albergues.  Permite ser configurado para una gestión a nivel de cama en lugar de por habitación.
  • Pisos Turísticos: Adaptándose a la dinámica de alojamientos independientes y proporcionando herramientas de gestión especializadas.
  • Residencias.
  • Oficinas.

Plataforma Web

Multiplataforma.  El software HOTEL es una solución integral y versátil diseñada para adaptarse a las necesidades de la industria hotelera moderna.  Destaca por su capacidad de ser compatible con las principales  plataformas  Windows, Mac y Linux  proporcionando flexibilidad a los usuarios  independientemente de la plataforma que prefieran utilizar.

Unica interfaz  independientemente de la plataforma utilizada, garantizando una experiencia uniforme para el usuario.

Interfaz de Usuario Intuitiva.

Diseño Amigable.  Independientemente del sistema operativo elegido por el usuario.

Seguridad de Datos.  Cumple con los más altos estándares de seguridad de datos en todas las plataformas, garantizando la privacidad y confidencialidad de la información del hotel y de los huéspedes.

Sincronización Automática. Las actualizaciones y mejoras se implementan de manera sincronizada en todas las plataformas, asegurando que los usuarios se beneficien de las últimas funciones y mejoras de seguridad.

Adaptabilidad.  El enfoque multiplataforma facilita la adopción del software en empresas con diversidad de sistemas, desde pequeños hoteles boutique hasta cadenas hoteleras más grandes.

Roles y funciones

  1. Administrador.

Tiene acceso completo a la configuración del sistema, lo que incluye la capacidad de definir políticas de acceso, establecer permisos y personalizar ajustes de seguridad.

Puede agregar, modificar o eliminar cuentas de administradores hijos, empleados y huéspedes, garantizando un control total sobre quién tiene acceso a determinadas áreas o funciones del sistema.

Además tiene la capacidad de revisar registros de acceso, realizar auditorías de seguridad y tomar medidas correctivas en caso de actividades sospechosas.

Puede accionar todas las puertas, ya sea en remoto o por bluetooth desde la proximidad.

  1. Empleado.

Cuenta con acceso autorizado a las áreas específicas de acuerdo con sus funciones asignadas, las cuales abarcan actividades como la preparación de habitaciones, la gestión de la recepción y la realización de servicios generales. Este enfoque estratégico de acceso proporciona no solo eficacia en las labores diarias, sino también una clara delimitación de responsabilidades, optimizando la seguridad y la coordinación dentro de la estructura organizativa.

  1. Huésped.

Tienen acceso limitado, generalmente restringido a sus propias áreas designadas, que incluyen necesariamente la habitación reservada y las puertas comunes de acceso.   En cualquier caso utilizará la misma credencial (código, tarjeta, …) lo cual le permite  garantizar la privacidad y disfrutar de una experiencia cómoda durante su estancia.

Sincronización de reservas con el PMS de su Hotel

Para evitar gestionar las reservas de forma manual en  el control de accesos HOTEL  se puede configurar el sistema para que las reservas recién realizadas, o modificadas, en el PMS se trasladen de forma inmediata al sistema HOTEL, asegurando que la información esté siempre actualizada y refleje la ocupación del hotel.

La sincronización automática agiliza el proceso de registro y asignación de accesos, reduciendo el tiempo necesario para preparar las habitaciones y garantizar un acceso rápido a los huéspedes.

Elimina la posibilidad de errores manuales al ingresar información de reserva, ya que la sincronización garantiza coherencia entre el PMS y el sistema de control de accesos.

Al asignar automáticamente permisos de acceso según las reservas, se mejora la seguridad al garantizar que solo los huéspedes autorizados tengan acceso a las áreas correspondientes.

Gestión de check-in/check-out

El proceso de administrar la entrada (check-in) y salida (check-out) de huéspedes se realiza según las reservas previamente realizadas  con objeto de garantizar una transición fluida y eficiente para los huéspedes, así como para mantener un control organizado de la ocupación y disponibilidad de las habitaciones.

Cuando los huéspedes llegan al establecimiento en la fecha de su reserva, se realiza el proceso de verificación de la identidad del huésped caso de que el huésped no se haya identificado previamente.

Se proporcionan las credenciales de acceso con el formato que corresponda permitiendo a los huéspedes acceder a sus habitaciones de manera segura.  Credenciales que estarán activas sólo durante el plazo de la estancia.

El sistema permite relacionar la credencial directamente a un huésped concreto.  Es un sistema más simple y puede ser más apropiado para situaciones donde se haya de gestionar el acceso de pocas habitaciones.

Gran variedad de dispositivos de cierre en el mismo sistema

La versatilidad del sistema se destaca por la gran amplitud de dispositivos de cierre que pueden ser gestionados dentro del mismo entorno. A través del eficiente sistema de gestión HOTEL, es posible coordinar una variedad de cierres con distintos diseños y funcionalidades. Entre estos elementos se incluyen manillas, cilindros, cerraduras de sobreponer, controladores y mucho más.

Este enfoque integral permite una personalización total de la seguridad y el acceso en un entorno hotelero. Desde cerraduras de alto rendimiento hasta manillas elegantes, el sistema se adapta a las necesidades específicas del establecimiento. La administración centralizada garantiza un control preciso y una gestión eficiente de los diferentes dispositivos de cierre, facilitando la adaptación a los requisitos de diseño y funcionalidad de cada área del hotel.

Asimismo, la interoperabilidad de estos elementos proporciona una experiencia fluida tanto para el personal encargado de la seguridad como para los huéspedes. Con el sistema HOTEL, la seguridad y la comodidad convergen en un único y avanzado sistema de gestión, ofreciendo un entorno seguro y a la medida de las necesidades particulares de cada hotel.»

Registros de Aperturas

El administrador cuenta con la posibilidad de acceder a la información detallada sobre las aperturas realizadas desde cualquier ubicación y en cualquier momento. Gracias a la accesibilidad proporcionada por el sistema, el administrador puede consultar de manera remota y en tiempo real los registros de aperturas, lo que brinda una flexibilidad y control excepcionales.

Disponibilidad de varios modos de apertura.

En cuanto al tipo de credencial, ofrecemos diversas opciones para garantizar la máxima comodidad y seguridad para nuestros huéspedes.   En función del modelo de cerradura, puede ser mediante tarjeta de proximidad, código, llave virtual y/o huella dactilar.

En los casos de código y llave virtual, con el fin de agilizar el proceso y brindar una experiencia sin contratiempos,  permite enviar la credencial de forma desatendida al correo electrónico del huésped.

En el caso particular de la llave virtual, nos enorgullece ofrecer una solución libre de complicaciones. El huésped puede disfrutar de todas las facilidades de su credencial sin necesidad de instalar ninguna aplicación en su teléfono móvil, proporcionándole un acceso seguro y sin inconvenientes.

Independientemente del tipo de credencial seleccionado, el huésped goza de la versatilidad de acceder a su habitación, las puertas de entrada y otros accesos autorizados, todo ello con un único medio de identificación. La comodidad del huésped  es primordial, y es por eso que hemos diseñado nuestro sistema para que la misma credencial sirva en múltiples puntos de acceso, simplificando así la experiencia del huésped durante su estancia.

Nuestra prioridad es garantizar la satisfacción y tranquilidad de nuestros huéspedes, y estas opciones de credenciales representan nuestro compromiso con la excelencia en la experiencia del usuario.

Tarjetas de Auxilio

Las Tarjetas de Auxilio representan una solución ingeniosa y proactiva para situaciones inesperadas. Estas tarjetas de emergencia están diseñadas para ser entregadas a nuevos huéspedes en casos excepcionales, como cuando el sistema convencional experimenta una interrupción temporal. Ante la eventualidad de un fallo en el sistema, estas tarjetas aseguran que los huéspedes tengan un acceso inmediato y seguro a sus habitaciones, garantizando así su comodidad y tranquilidad.

Cada Tarjeta de Auxilio contiene la información necesaria para permitirle al huésped  el acceso a sus áreas autorizadas, ofreciendo una solución eficiente y temporal mientras se restablece el sistema principal. Estas tarjetas de emergencia están preconfiguradas para garantizar la seguridad y confidencialidad, brindando a los huéspedes la certeza de que, incluso en situaciones imprevistas, tendrán la capacidad de acceder a sus alojamientos de manera rápida y segura.

Monitorización continua del estado de carga de las pilas de las cerraduras

La supervisión constante del nivel de carga de las pilas de las cerraduras constituye una característica esencial del sistema. Tanto a través de la plataforma web como de la aplicación móvil, los usuarios tienen acceso en tiempo real a la información precisa sobre el estado de carga de las pilas de cada cerradura. Esta funcionalidad proporciona una visión proactiva y detallada, permitiendo tomar medidas preventivas antes de que se presente cualquier interrupción en el funcionamiento.  Es importante destacar que se aconseja realizar la sustitución de las pilas cuando su nivel de carga desciende por debajo del 15%.

Configuración del sistema

Las cerraduras se suministran de fábrica completamente configuradas y personalizadas con los nombres que el usuario elija para facilitar su identificación. El proceso de instalación resulta sumamente sencillo: basta con colocar la cerradura en la puerta correspondiente, conectar el cable de comunicación que enlaza las partes exterior e interior de la cerradura, y ¡listo! la cerradura queda operativa de inmediato.  Esta metodología de entrega y configuración simplificada no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la complejidad del proceso de instalación.

Tipos de espacios

Dentro del completo sistema de Control de Accesos HOTEL, la gestión abarca no solo los accesos a los espacios privados, como las habitaciones o apartamentos, sino que también se extiende a áreas de carácter más público. Esto incluye desde las puertas de entrada hasta accesos específicos con derechos asignados, como, por ejemplo, la entrada a áreas recreativas como la piscina, otros asociados a un  pago, como el acceso a una plaza de aparcamiento y también los de para uso interno como el local de lencería.  Cada uno de estos grupos de accesos tiene su tratamiento diferenciado.

Credenciales por Espacio

El sistema proporciona una detallada relación de todas las credenciales asociadas a la apertura de un espacio específico, ya sean credenciales vigentes, caducadas, presentes o futuras. Esta funcionalidad permite una visión completa y actualizada del historial de acceso a dicho espacio, ofreciendo un control detallado sobre quiénes han tenido o tendrán permisos de apertura en momentos específicos.

Modo Paso

El Administrador puede configurar una cerradura para que se mantenga permanentemente abierta para cualquier usuario que desee acceder, prescindiendo del uso de credenciales autorizadas.   Resulta particularmente útil en situaciones donde se busca facilitar el flujo de personas o permitir un acceso rápido y sin barreras temporales.  Debe ser gestionado con precaución para garantizar la seguridad general del espacio. Y cuando ya no sea necesario se procede a su desactivación.  Procesos, ambos, que son configurados en remoto.